Client Onboarding Portal
El encargo llegó de una pequeña editorial independiente que necesitaba ordenar la entrada de nuevos autores y colaboradores sin perder el trato cercano que las define. Hasta entonces, cada incorporación se gestionaba por correo suelto, con formularios dispersos y documentos que se repetían en cada conversación. El resultado era un proceso lento, con errores de versión y una primera impresión que no acompañaba el cuidado que ponen en sus libros.
El objetivo no era digitalizar por digitalizar, sino construir una puerta de entrada clara que respetara el tono artesanal de la editorial. Trabajamos sobre tres decisiones concretas: un único punto de recogida de datos, una secuencia de pasos que cualquier persona pudiera seguir sin manual y un sistema de avisos que liberara al equipo de perseguir documentos. La estética debía continuar la identidad visual que ya usaban en cubiertas y papelería, con la misma paleta de grises cálidos y el acento en naranja quemado.
El portal se organizó en cuatro fases visibles para la persona que entra: datos básicos, materiales de trabajo, revisión de condiciones y confirmación final. Cada fase guarda lo avanzado, de modo que una interrupción no obliga a empezar de cero. Detrás, el equipo editorial recibe un resumen claro de cada alta y puede marcar qué documentos faltan sin abrir el correo. Esa separación entre lo que ve el autor y lo que ve el editor fue la clave para que el proceso no se sintiera frío.
La parte más delicada fue adaptar el lenguaje. Los formularios solían redactarse con jerga administrativa que alejaba a los autores noveles. Reescribimos cada etiqueta y cada mensaje de ayuda pensando en alguien que publica por primera vez, con frases cortas que explican por qué se pide cada dato. También se añadió un campo opcional para que la persona cuente cómo prefiere que la llamen, un detalle pequeño que la editorial valora especialmente en su trato diario.
El resultado se probó con tres autores reales que ya estaban en proceso de publicación. Los tiempos de entrega de documentación se redujeron a la mitad y, sobre todo, desaparecieron las dudas recurrentes sobre qué faltaba o qué venía después. El portal no resuelve la edición de un libro, pero sí quita el ruido administrativo que la rodea, y eso permite que el equipo dedique esas horas a leer y corregir, que es donde está su oficio.
La lección principal del proyecto es que una herramienta de gestión también comunica. Si el proceso de entrada es confuso, la editorial transmite desorden aunque sus libros estén muy cuidados. Aquí el portal pasó a ser la primera página del catálogo, la que recibe a quien llega con la ilusión de publicar.